Une nette diminution du taux d’occupation des salariés sur leurs postes de travail est constatée depuis quelques années, notamment depuis l’apparition du COVID-19. La crise sanitaire et économique a chamboulé les habitudes de travail en France. Le télétravail et la digitalisation des entreprises se sont développés. Puis, de nouveaux modèles d’organisation ont émergé. Le Flex Office en fait partie et connaît une popularité grandissante. Quels sont les avantages de ce concept ? Les détails dans cet article.
Un mode de travail nomade
Le Flex Office s’apparente à une version moderne du mode d’organisation sur un lieu de travail. Il est aussi appelé espace flexible ou Flex Desk. Cette nouvelle forme de management s’appuie sur le bien-être des employés et favorise la confiance plutôt que le contrôle. Concrètement, l’endroit où vous travaillez ne possède aucun poste attitré. Il vous est possible d’assurer vos tâches dans un nouvel espace de travail chaque jour. Le Flex office ne se pratique pas uniquement dans les locaux de votre entreprise.
Vous avez le choix entre une salle de Coworking, une salle de réunion, un Open Space, un bureau fermé ou depuis chez vous. Vous devenez ainsi un véritable travailleur nomade. Fini le bureau attitré et la sédentarité.
Le Desk Sharing mis en avant
Dans le cadre du Flex Office, les espaces de travail sont répartis en fonction des besoins d’usage. Chaque jour, les salariés vont dans les zones qui conviennent le mieux à leurs missions. Ils peuvent également opter pour les emplacements qui s’accordent le plus à leurs pratiques de travail. Les bureaux sont ainsi organisés et équipés de manière à favoriser la flexibilité et le Desk Sharing (bureau partagé). Concrètement, un espace de travail optimisé pour un espace flexible est conçu afin de permettre aux salariés de travailler dans des conditions optimales. Une attention particulière est portée aux équipements. Connexion Wi-Fi très haut débit, utilisation généralisée des ordinateurs portables, phone boxes, mobiliers confortables…, rien n’est laissé au hasard. Il en est de même pour l’aménagement des locaux et des lieux de travail. Ce point là est clé pour NAAMA, et nos espaces. Par exemple le site d’un LOFT NAAMA PARIS GOBELINS, à proximité de la place d’Italie, est conçu comme un Loft Newyorkais, tout en verre. Nous constatons qu’avoir un bel espace de travail contribue à l’envie d’y retourner !
Un moyen d’augmenter le taux d’occupation des bureaux
La baisse d’occupation de leurs bureaux constitue une réelle préoccupation pour les entreprises actuelles. Elles doivent donc s’adapter à ce changement en adoptant un nouveau mode d’organisation. Opter pour le Flex Office leur permet de résoudre cette problématique liée au développement du travail. COVID-19, arrêts maladies, vacances, missions hors du bureau…, les causes de l’inutilisation des locaux de l’entreprise sont nombreuses. Pour éviter les coûts engendrés par ces absences, le Flex Desk rend les missions des collaborateurs possibles depuis le monde entier. Que vous soyez à Paris ou à l’étranger, vous pouvez librement choisir votre propre espace de travail.
Un mode de fonctionnement simple et pratique
Le fonctionnement d’un espace flexible au quotidien est relativement simple. Chaque salarié a à sa disposition un espace de rangement sécurisé et attitré. Il peut y stocker librement ses objets personnels, son matériel et/ou son ordinateur. Lors de son arrivée au bureau, il lui suffit de récupérer les éléments dont il a besoin dans son casier avant de rejoindre l’espace de travail qui correspond à sa mission et à son humeur du jour. Vous n’êtes donc pas surchargé par vos affaires en rentrant chez vous sauf dans le cadre d’un télétravail partiel. En devenant nomade, le travailleur allège les affaires dont il a besoin pour travailler. Dans nos espaces de coworking, les casiers mis à disposition de nos coworkers sont très peu utilisés ! Un sac à dos avec un ordinateur et une gourde, deviennent les équipements principaux des travailleurs en flex office.
Une aide à l’organisation du travail
La mise en place d’un Flex Office au sein d’une entreprise permet d’organiser efficacement le travail des équipes à différents niveaux. Cela peut notamment favoriser la démocratisation du télétravail. Des conditions de travail optimales sont proposées aux salariés grâce à diverses mesures. Cela va de l’augmentation du temps personnel de chaque opérateur à la baisse de la durée des migrations pendulaires. L’intégration du Flex Desk dans le processus de fonctionnement de l’entreprise permet aussi une adéquation entre la surface de bureau utilisée et la présence humaine. L’économie d’usage est privilégiée par rapport à l’économie de propriété. Par ailleurs, ce mode d’organisation optimise la logistique, l’efficacité des équipes et leur management. Cela grâce à l’adoption de différents outils opérationnels. Ceux-ci contribueront au partage de l’information sur l’avance de chaque projet et à celui des compétences. Nous avons écrit à ce sujet un article expliquant en quoi les espaces de coworking apportent une réponse dans l’écosystème des espaces de travail à disposition d’un salarié. Cela réduit considérablement les charges de l’immobilier.
Un boost pour la créativité et la productivité
Le concept du Flex Office peut représenter un véritable vecteur d’amélioration pour les entreprises et leurs employés. Il influe sur la créativité et la productivité en permettant à chacun d’être libre et d’éviter la routine. Trouver de nouvelles idées et de nouvelles perspectives devient plus facile. Ce mode de travail permet aussi aux salariés de se sentir plus à l’aise grâce à une qualité de vie au travail élevée. Ils sont plus autonomes et plus ouverts d’esprit. Travailler en équipe leur permet également de partager leurs idées. Celles-ci pourront in fine contribuer à l’amélioration de la gestion et du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Un lieu favorisant les rencontres et la collaboration
Changer de lieu et d’environnement de travail tous les jours permet de rencontrer de nouvelles personnes. Cela favorise également les échanges, les interactions professionnelles et la création de liens entre collègues. Le Flex Office est un mode de travail efficace et souple qui permet à la culture d’entreprise de se développer. C’est aussi valable pour la cohésion des équipes de travail dans différents services. L’une des raisons est la multiplication des espaces collaboratifs et des salles communes favorisant les échanges entre équipes transverses et le travail en mode projet.
