L’open space est un mode d’aménagement qui est largement adopté au sein des entreprises et espaces de coworking partout dans le monde. Il s’agit d’un espace de travail repensé avec des bureaux installés sur un plateau unique et dépourvus de cloisons. Ce concept innovant propose de nombreux avantages aussi bien pour les employeurs que pour les employés. Toutefois, travailler en open space n’est pas toujours évident. Voici comment s’y préparer au mieux.
Comprendre les avantages et les limites des open-spaces
Le modèle d’aménagement « open space » fait profiter les entreprises et leurs salariés de nombreux avantages. Il s’agit notamment d’un choix économique. Ce concept propose un espace unique pour tous, ce qui permet d’optimiser l’espace au maximum.. Le plateau de travail est décloisonné, ouvert et réduit. Il est ainsi possible d’y concentrer plus de collaborateurs, un grand avantage dans les villes où le prix de l’immobilier est en hausse, particulièrement en France. Cela permet donc d’allier rentabilité et compétitivité tout en respectant le modèle économique des entreprises.
Travailler dans un grand espace permet aux employés de se sentir moins oppressés. La présence de grandes baies vitrées et de larges fenêtres créent un environnement de travail ouvert sur l’extérieur, lumineux et agréable. La communication et les échanges sont facilités grâce au contact sonore et visuel quasi immédiat. Les équipes de travail sont ainsi plus réactives. Les espaces étant modulables et équipés, ils permettent aux collaborateurs de travailler sur un projet commun ou d’accueillir de renforts humains. La convivialité et l’entraide sont favorisées grâce aux ambiances bienfaisantes qui y règnent.
Cependant, les open-spaces ont également des limites non négligeables. Les espaces ouverts créent un manque d’intimité. Cela peut représenter une réelle contrainte pour les collaborateurs indépendants. Les nuisances sonores sont aussi nombreuses. Cela va de la frappe sur claviers d’ordinateurs aux sonneries de téléphones, en passant par le bruit des pas et les discussions professionnelles. La concentration est ainsi mise à mal. De plus, travailler en open space peut s’accompagner d’un sentiment de pression hiérarchique.
Cette perception de manque d’intimité s’est accrue avec l’augmentation du télétravail ! Nous avons pris l’habitude de travailler de travailleur au cœur de notre intimité, dans notre chambre, dans notre salon, avec les inconvénients (bien sur) mais aussi le relâchement que cela offre. Chez nous, nous n’avons pas besoin de tenir une posture, et si nous voulons etre en dehors de la vue ou couper pendant un temps les interations, il suffit de couper la caméra. Au bureau, il faut assurer une certaine représentation, et en open space d’autant plus que nous ne pouvons plus fermer la porte de notre bureau pour nous isoler.
Au-delà de l’intimité c’est aussi l’inclusivité dans des bureaux en open-space et standardisés, qui est mise à mal.
Chez Naama, nous avons pris conscience des besoins différents de chacun pour pouvoir etre dans des bonnes conditions de travail, et aussi que nos besoins vont évoluer sur la journée, la semaine, les années. Réels travailleurs nomades, sans bureau fixes, ce qui compte pour nous, l’équipe NAAMA c’est de travailler ensemble. Peut importe où. A la terrasse d’un café, chez les uns ou les autres, dans nos espaces, notre restaurant, en voiture …
Et nous aimons créer cet esprit de communauté dans nos espaces pour les travailleurs qui ne peuvent pas être physiquement avec leurs collègues. En venant au coworking, ils vont trouver leurs collègues de cowork pour le café et les small- talks, et leurs équipes en visio !
Bien penser l’aménagement des open-spaces
Si vous faites le choix d’un open space pour l’agencement de vos bureaux, vous devez le rendre profitable à tous. Il est ainsi conseillé d’améliorer son modèle économique en prenant certaines mesures. L’idée est de concevoir un espace de travail flexible combinant les avantages des espaces ouverts et ceux des bureaux fermés. Pensez donc à créer des espaces isolés comme ceux proposés dans le Flex Office ou dans les espaces de coworking. Vous pouvez installer des phone box, des pièces de repos et de détentes, et des salles de réunion en marge de votre plateau décloisonné. Cela pourra être réalisé par une agence spécialisée en quelques minutes.
Une autre solution consiste à aménager des espaces modulables. Vous pouvez créer un effet de cloisonnement de l’espace en installant des étagères et des paravents. Le mobilier pourra être déplacé en fonction des besoins des salariés, sans perte de place et de façon non définitive. Il est également possible d’optimiser l’environnement de travail global. Vous pouvez investir dans des panneaux d’isolation phonique, dans des éléments de décoration apaisants et/ou dans des équipements ergonomiques. Tous ces conseils seront utiles pour améliorer le bien-être et réduire le stress des équipes au travail.
Optimiser la qualité de vie au travail en open space
La gestion et l’organisation des open spaces influent sur leurs performances et leur qualité. Vous devez donc songer à y instaurer un règlement non maniéré. Celui-ci regroupe des règles de vie commune permettant à chaque employé de bien vivre en communauté. Vous pourrez notamment y afficher les horaires durant lesquels les bruits devront être réduits au minimum. Puis, pour plus de flexibilité, il est possible d’inciter les équipes à utiliser des espaces de coworking. Les collaborateurs pourront travailler en coworking, à la bibliothèque ou depuis chez eux. Cela améliorera leur bien-être au travail, et les aidera à être plus autonomes et à gagner en productivité. (Voir notre article sur le coworking et l’entreprise)
Toute équipe d’un bureau en open space doit pouvoir aménager son espace de travail en fonction de ses besoins. Cela lui permettra de se sentir à l’aise et de s’approprier le lieu en le personnalisant. Quant à l’ambiance au boulot, elle devra mettre en avant la convivialité. Outre la configuration des locaux, les efforts de chacun permettront d’atteindre cet objectif. Cela passe par une bonne communication et un respect de l’intimité. Le bien-être des voisins sera l’une des priorités. Par exemple, vous devez être discret lors de vos appels téléphoniques. Pensez également à éviter de consommer de la nourriture sur le plateau.
Travailler en open space possède des similarités avec les modes de travail classiques. Des pauses sont nécessaires pour rester performant tout au long de la journée (Voir notre article sur le bienfait des pauses au travail). L’entreprise doit donc permettre à ses salariés d’en faire régulièrement pour les aider à recharger leurs batteries. Ils peuvent aussi en profiter pour nouer et renforcer des liens avec leurs collègues d’open space. Bien entendu, chacun devra pouvoir s’isoler lorsque cela s’avère nécessaire. Puis, la possibilité de faire du télétravail ou de moduler ses horaires peut être utile pour travailler au calme et avec efficacité.
Et chez NAAMA, on travaille comment ? que vous aimiez l’ambiance bibliothèque avec un bench commun, bureau fermé, ou un fauteuil douillet pour passer vos appels, nos espaces vont permettre d’expérimenter le travail dans différent espace.
Alors que ce soit au LOFT NAAMA ou l’Ephémère Tour Montparnasse,
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