En début de journée, vous avez certainement l’intention d’être efficace et productif. Et pourtant, des demandes urgentes et imprévues se suivent au fil des heures, et votre planning se retrouve bousculé. En optant pour la priorisation des tâches, vous gagnerez en proactivité. Cela aura un impact sur votre productivité, car vous parviendrez plus facilement à respecter les délais.
Qu’est-ce que la priorisation des tâches, et quelles sont les méthodes les plus efficaces ? Découvrez les réponses dans cet article.
Définition de la priorisation des tâches
Pour bien définir vos priorités, vous devez déjà avoir une vue d’ensemble des tâches que vous projetez d’accomplir. Cette étape, qui est souvent négligée, mais pourtant essentielle.
La priorisation des tâches peut être définie comme une planification des actions inscrites dans votre agenda selon un ordre d’urgence et d’importance. L’objectif est d’être certain de travailler sur les projets essentiels, et de ne pas perdre du temps avec les tâches secondaires. Dans notre quotidien d’opérateur de services et d’espaces de coworking, il faut par exemple avancer en même temps sur la recherche de nouveaux lieux, et le bon fonctionnement de ceux déjà ouverts ! et quelle action est prioritaire ou secondaire ? Nous nous posons la question tous les jours chez NAAMA !
Les bonnes raisons de prioriser les tâches
La priorisation des tâches vousévite de gaspiller votre temps, car vous pouvez déléguer ensuite les tâches secondaires. Cette habitude vous permet également de réduire votre stress. D’ailleurs, il est important de déléguer les tâches sur lesquelles vous êtes les plus à l’aise pour avoir un vrai regard constructif quant à leurs réalisations. Une personne bien organisée est plus sereine ! Fini la procrastination!
La priorisation des tâches vous rend plus productif. Vous avez certainement, comme la plupart des gens, un pic d’énergie le matin. Vous devez donc commencer votre journée avec des tâches importantes. Si vous êtes plutôt du soir, respectez votre rythme, et organisez votre temps selon votre répartition d’énergie. Il est essentiel de bien se connaître pour pouvoir organiser sa journée en conséquence. On voit là aussi qu’il ne faut pas s’attendre à la même intensité de production sur toute une journée de travail.
Quelles sont les méthodes de priorisation des tâches les plus efficaces ?
Si la priorisation des tâches dépend avant tout de votre personnalité et de la nature de votre travail, il existe des outils qui vousaideront à atteindre vos objectifs.
La matrice d’Eisenhower
Également appelée « matrice urgent-important », la matrice d’Eisenhower consiste à classer les tâches en quatre catégories : urgent, important, les deux et aucun des deux. Cette méthode permet de faire la différence entre les tâches à réaliser sans tarder (urgent et important) et celles qui sont à prévoir (pas urgent, mais important). Même schéma pour les tâches qui peuvent être déléguées (urgent, mais pas important) et celles qui doivent être supprimées (non urgent et pas important). C’est un outil de choix pour hiérarchiser les tâches et éviter la procrastination.
Nous aimons particulièrement cette méthode qui constitut un moyen plutôt rapide d’évacuer un stress sur une tache qui finalement n’était pas urgente.
La matrice MoSCoW
La méthode MoSCoW convient surtout aux projets gérés de manière agile. Le principal critère de classement des tâches est leur impact sur la réalisation du projet. Cependant, ce critère ne s’applique pas à l’ensemble de celui-ci, mais à chaque itération. La priorisation des tâches est définie dans le nom de la méthode, les « o » ayant été ajoutés pour simplifier la prononciation :
- M (Must have) : incontournable, cette tâche conditionne la réalisation du projet, cela peut être, par exemple, la sécurisation des échanges ;
- S (Should have) : importante, cette tâche doit être réalisée rapidement, mais elle n’est pas vitale pour le résultat final ;
- C (Could have) : cette tâche n’a pas d’impact sur les autres, et elle doit être réalisée après toutes les tâches des catégories précédentes ;
- W (Won’t have but would like): cette tâche optionnelle peut être reportée à plus tard, car sa non-réalisation ne porte pas préjudice au résultat final.
Un nombre important de « would » et de « should » donne plus de flexibilité au projet.
Cette méthode est utile lors d’un retour d’expérience sur une opération menée, ou lors d’un jalon dans le cadre d’un projet. Elle permet l’amélioration continue.
La matrice de Stephen Covey
La matrice de Stephen Covey est plutôt utilisée pour la gestion du temps, la stimulation de la productivité personnelle et l’accélération du succès de l’entreprise. C’est une bonne approche pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Cette méthode présente d’autres avantages :
- adoption de bonnes habitudes,
- équilibre entre vie privée et vie professionnelle,
- amélioration des capacités de planification.
La matrice de Covey peut être visualisée par une boîte divisée en quatre régions ou quadrants. Ces quadrants représentent chacun la manière dont le temps de travail est réparti en fonction de l’urgence et de l’importance :
- quadrant 1 : important et urgent,
- quadrant 2 : important, mais pas urgent,
- quadrant 3 : pas important, mais urgent,
- quadrant 4 : pas important et pas urgent.
En somme, la matrice de Stephen Covey permet de distinguer les tâches urgentes de celles qui le sont moins. Voici les lignes directrices pour gérer cette méthode :
- faites une liste des tâches que vous devez réaliser ;
- incluez les échéances ;
- déterminez les tâches critiques ;
- triez les tâches par importance ;
- mettez les tâches dans le quadrant approprié.
Vous pouvez utiliser la matrice de Stephen Covey pour vos activités mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes.
Cette méthode ressemble à la méthode Eishenhower, tout en apportant un autre moyen de visualisation et de permet plus facilement la planification.
La méthode au service de la création d’entreprise
Une organisation nécessaire
Dans le cadre de la création d’une entreprise et au cours des premières années, la priorisation des taches et la méthode font parties de clés de succès. En effet, au début (et pendant quelques années suivant) l’effectif est réduit et ‘’tout le monde fait tout’’. On voit clairement le risque alors de confusion dans les taches, sachant qu’au stade de la création on a l’impression que tout est prioritaire !
Il est donc vital pour le bon développement de s’aider d’outils de méthodes comme ceux évoqués plus haut pour organiser sa croissance et ne pas perdre de vue la vision initiale.
Dédier des temps de réflexion sur sa stratégie, la croissance à long terme est nécessaire d’autant plus dans le tumulte des premiers mois ! Sortir de ses bureaux, aller s’aérer dans un nouvel endroit peut contribuer à ‘’couper’’ du stress quotidien et de la To do list qui ne cesse de remplir.
Les services proposés par NAAMA
Chez Naama, nous aimons recevoir des clients qui nous choisissent pour faire une pause et faire du travail de fond sur leur entreprise. Et nous mettons tout en œuvre pour faire de cette séquence de travail dans nos espaces un réel moment d’inspiration.
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Docuthèque
Si vous voulez approfondir les méthodes présentées :
Harvard Business Review, Conquer your to-do list with this simple hack
