Le monde du travail est parfois stressant. Pour cause, les collaborateurs sont souvent soumis à une pression qui peut les ronger et freiner leur productivité à la longue. Vous êtes chef d’entreprise et avez remarqué que votre équipe montre des signes de faiblesse ? Dans ce cas, il peut être intéressant d’organiser un séminaire. Généralement axé sur le concept du team building, cet événement vise à réunir les membres d’une même société en dehors du cadre professionnel. C’est un véritable outil de management qui profite aussi bien à l’entreprise elle-même qu’aux participants. Néanmoins, cette opération ne se fait pas à l’improviste. Pour vous aider à bien la préparer, voici les étapes clés à suivre.
Déterminer les objectifs du séminaire
La première étape pour organiser un séminaire d’entreprise est certainement la définition des objectifs. Il peut s’agir de :
- favoriser la culture de l’entreprise ;
- booster la motivation, la productivité et la dynamique sociale de l’équipe;
- renforcer la cohésion entre les employés ;
- récompenser les salariés ;
- célébrer le lancement d’un produit ;
- former les participants sur un thème précis ;
- présenter une nouvelle stratégie.
Suivant l’objectif, votre séminaire peut alors être :
- un séminaire de formation,
- un séminaire d’intégration,
- un team building,
- un séminaire de management,
- un séminaire commercial.
Le choix des activités, des animations et du lieu, et l’élaboration du planning doivent donc être effectués en conséquence.
Choisir le lieu et la date
Le choix de la date reste primordial lors de l’organisation d’un séminaire. Privilégiez une date où la majorité des invités sera disponible. Les week-ends, les jours d’événements particuliers ou les vacances scolaires sont donc à éviter.
Après avoir fixé la date, il est temps de choisir le lieu idéal. Pour cela, de nombreux critères doivent être pris en compte, à savoir la capacité d’accueil, la facilité d’accès et la disposition des espaces. Dans ce cas, ne vous contentez pas de la consultation des brochures. Rendez-vous sur place pour éviter toutes mauvaises surprises. D’ailleurs, en visitant vous-même le lieu, vous pourrez imaginer aisément les activités à faire et vous rencontrer l’équipe en place. Nous formons nos hospitality manager à un accueil sur mesure afin d’immerger nos clients dans notre culture et le Naama Spirit. Découvrez le profil de l’un de nos hospitality managers.
Assurez-vous que les sites soient en accord avec le thème et le format qui correspondent à votre événement. Ils doivent également être bien équipés selon vos besoins (matériels techniques pour la vidéo et le son, salle de réunion). A ce titre, chez Naama, nous équipons nos sites de matériels mobiles afin d’avoir toujours la solution technique la plus adaptée (disposition de l’écran dans la pièce, visio ou projection, caméra mobile…).
Penser à l’aspect logistique
Lorsqu’il s’agit d’organiser un séminaire, l’aspect logistique doit être soigné pour assurer le bon déroulement de l’opération. Le transport et la restauration sont, entre autres, des points importants à ne pas négliger.
Notez que le temps de repas constitue un vrai moment de convivialité offrant aux participants l’occasion d’échanger et de se détendre. Afin de maintenir leur concentration, privilégiez une alimentation saine. En tant que défenseur et protecteur de l’environnement, nous mettons en avant une alimentation raisonnée et végétarienne. Notre espace du LOFT est d’ailleurs associée à notre restaurant le BENCH CAFE, restaurant végétarien, et pouvons ainsi proposer dans le cadre d’une journée d’étude ou séminaire dans nos locaux, de déjeuner directement au restaurant. En déjeunant ainsi dans notre restaurant The Bench Café, nos clients profitent d’une pause à l’extérieur de l’espace de travail, dans un temps maitrisé !
L’hébergement mérite aussi une attention particulière si l’événement dure quelques jours.
N’hésitez pas à demander aux équipes du lieu où vous allez faire la réunion s’ils ont des partenariats avec des hôtels environnants. Chez Naama, nous avons mis en place un partenariat avec l’Hôtel ROSALIE dont les valeurs sont en phase avec les nôtres !
Fixer un budget réaliste
Il semble rare qu’une société dispose d’un budget illimité pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Il est donc indispensable de fixer une somme précise pour cet événement.
Pour que le budget soit aussi réaliste que possible, il faut le définir en prenant en considération les critères suivants :
- le nombre de participants ;
- le lieu où se déroule le séminaire ;
- l’aspect logistique (transport, restauration, hébergement) ;
- la durée de l’événement.
Il est important d’établir méticuleusement le budget pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Élaborer le planning du séminaire
L’élaboration du planning est également une étape cruciale dans la préparation d’un séminaire d’entreprise. Il s’agit ici de programmer :
- l’heure d’arrivée des invités,
- les différentes activités à faire,
- l’animation,
- les plages horaires dédiées au travail collaboratif,
- les heures de conférence,
- les temps de pause au cours de la journée,
- la restauration.
Il faut effectivement prévoir une certaine marge de manœuvre pour les imprévus. N’oubliez pas de communiquer ce programme à tous les participants.
Établir le rétroplanning
Pour la réussite de votre séminaire d’entreprise, une organisation rigoureuse s’impose. À cet effet, l’établissement d’un rétroplanning est nécessaire.
N’hésitez pas à lister toutes les tâches à réaliser en amont. Le rétroplanning doit intégrer toutes les échéances, notamment les interlocuteurs à prévenir, les réservations à réaliser et les acomptes à verser.
La veille du jour J, une visite sur les lieux s’impose afin de :
- faire d’éventuelles répétitions, plus particulièrement si une prestation artistique est prévue ;
- vous assurez que tout est en place ;
- recontacter tous les intervenants qui animeront la journée.
Dans tous les cas, il faut prévoir des solutions de dernières minutes au cas où une étape ne se déroulerait comme programmé.
Ne pas négliger la communication post-séminaire
Une fois le séminaire d’entreprise terminé, tout n’est pas encore fini. La communication post-séminaire ne doit pas être prise à la légère. Vous devez notamment recueillir les avis et les retours des invités afin de prévoir des améliorations pour les prochains événements. Pour cela, vous pouvez utiliser un formulaire de satisfaction. Un peu plus tard, il convient d’envoyer aux participants un compte rendu de la journée et un mot de remerciement avec des photos prises durant le séminaire.
