Découvrez nos conseils et astuces pour garantir une réunion efficace
La préparation de l’ordre du jour d’une réunion est l’une des compétences de gestion les plus importantes que vous puissiez maîtriser.
Lorsque vous prenez le temps de préparer l’ordre du jour de votre réunion de travail, assurez-vous de penser à l‘objectif de celle-ci, aux différents sujets qui constituent l’ordre du jour, aux points d’action et au temps dont vous disposez pour discuter.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?
Une mise en bouche des points clés à aborder
L’ordre du jour d’une réunion est constitué d’une liste de sujets, de points de discussion, de points d’action et de toute activité dont vous souhaitez discuter pendant la réunion. Il comprend un aperçu clair et complet de ce qui devrait se passer au cours de la réunion, de l’identité du responsable de chaque point et de la durée de chaque point de discussion.
L’intérêt de communiquer l’ordre du jour en amont de la réunion
Il est essentiel pour le succès de votre réunion d’équipe que ces informations soient partagées avec tous les participants avant la réunion. Cela permettra à chacun de connaitre les sujets abordés, d’anticiper peut être certaines questions. Rien de moins productif que d’aller à une réunion sans savoir de quoi on va nous parler !
Ensuite, pendant les échanges, vous pourrez approfondir le contenu pour avoir les meilleures chances d’atteindre une productivité maximale.
Un ordre du jour efficace définit des attentes claires sur ce qui doit se passer avant et pendant une réunion. Il aide les membres de l’équipe à se préparer, répartit judicieusement le temps, met rapidement tout le monde d’accord sur le même sujet et indique quand la discussion est terminée. Si des problèmes surviennent malgré tout pendant la réunion, un ordre du jour bien conçu augmente la capacité de l’équipe à les résoudre efficacement et rapidement.
Harvard Business Review
Les astuces pour bien établir l’ordre du jour d’une réunion
Définir l’objectif de la réunion et l’écrire dans la note
C’est la première étape. Les objectifs de la réunion sont les résultats que vous souhaitez obtenir à la fin de votre réunion. Selon la nature du projet sur lequel vous travaillez, vous pouvez avoir de nombreux objectifs de réunion, à plus ou moins long terme. Ceux-ci doivent être entièrement définis dans votre ordre du jour afin que vous puissiez mettre en place toutes les étapes nécessaires pour atteindre un ou plusieurs objectifs à la fin de votre réunion d’équipe.
Créez un modèle avec des sections et des sujets de réunion spécifiques
La création de modèles spécifiques à chaque réunion, avec des sections préétablies, vous aidera à rester organisé, à gagner en efficacité et à maximiser les chances d’atteindre vos objectifs de réunion. Une fois que vous disposez d’une bibliothèque de modèles d’ordre du jour, vous pourrez les réutiliser et les modifier au fur et à mesure, ce qui vous fera gagner du temps et boostera votre productivité globale.
Demandez aux participants de donner leur avis
Pour étayer cette idée, reprenons l’article de la Harvard Business Review cité plus haut. Les auteurs y soulignent pourquoi il est important de demander aux participants de donner leur avis.
« Si vous voulez que votre équipe s’engage dans les réunions, assurez-vous que l’ordre du jour comprend des points qui reflètent leurs besoins. Demandez aux membres de l’équipe de suggérer des points à l’ordre du jour et d’expliquer pourquoi chaque point doit être abordé en équipe. Si vous décidez finalement de ne pas inclure un point, soyez responsable – expliquez votre raisonnement au membre de l’équipe qui l’a suggéré. »
Harvard Business Review
Estimez les créneaux horaires pour chaque section
La gestion du temps est importante lorsqu’il s’agit de créer un ordre du jour de réunion.
Veillez donc à allouer un temps spécifique à chaque point de l’ordre du jour. Commencez par réfléchir à l’objectif de la réunion et aux points de l’ordre du jour qui pourraient nécessiter plus de temps que d’autres, en fonction des discussions, du brainstorming et de l’avis des différents membres de l’équipe. Sans créneaux horaires, il est difficile de se tenir à la liste des sujets à aborder et de tous les passer en revue, et bien souvent, les derniers de cette liste passeront à la trappe. Pour veiller à la bonne discipline de l’équipe, un gardien du temps sera désigné, et son rôle sera de dicter le tempo de la réunion.
Utilisez l’ordre du jour pour rédiger des notes et des décisions clés
L’ordre du jour est un excellent cadre pour que vous et votre équipe puissiez rédiger des notes et des décisions clés.
Sous chaque point de l’ordre du jour, vous pouvez écrire les notes qui s’y rapportent afin de rester organisé. Vous pouvez également noter vos questions tout au long de la réunion afin qu’à la fin de celle-ci, vos questions et commentaires soient organisés en conséquence. Cette technique permet de donner du relief à votre document lorsque vous examinerez le contenu de la réunion, plusieurs jours/semaines plus tard.
Laissez une section pour les points d’action
Veillez à réserver une section de l’ordre du jour de votre réunion aux points d’action. Il est bon de passer en revue les points d’action de la réunion précédente au début de la réunion afin de mettre à jour leur statut. De cette façon, vous pourrez ajouter les nouvelles mesures découlant de la réunion en cours aux mesures déjà existantes.
Un pilote d’actions
Il est important que les actions soient assignées à une personne spécifique avec une date limite spécifique afin que vous puissiez vous tenir mutuellement responsables. Les points d’action rendent les membres de l’entreprise (de la secrétaire à l’employeur, en passant les salariés) véritablement responsables de leurs tâches et permettent de partager des mises à jour de l’état d’avancement à chaque réunion. Ce qui offre à chacun une vue globale au moment M.
Rédigez un compte rendu à la fin de la réunion
La dernière étape d’une réunion de travail efficace est la rédaction d’un compte-rendu. Il est à envoyer à tous les participants, afin que ceux-ci puissent avoir un cadre, et avancer plus sereinement dans leur travail.
Ce document peut être établi selon un modèle, pour être modifié plus efficacement, et doit être envoyé en format PDF ou partagé sur un Drive. Le compte rendu de la réunion pourra ensuite être téléchargé par les participants aux réunions. Ils pourront suivre et renseigner leurs avances, les décisions prises et les échanges ayant eu lieu lors de cette réunion. Ce moyen de communication a prouvé toute son efficacité auprès des personnes qui animent et organisent des réunions professionnelles quotidiennement, et se pose comme la façon la plus efficace de transmettre des informations vraiment utiles, sans délai, post-réunion.
Les comités d’entreprise ont placé la rédaction de l’ordre du jour et son envoi à chacun des salariés, au sein même du règlement intérieur de l’entreprise, un peu comme un code social à respecter. Ce thème serait alors un chapitre de plus, au même titre que la santé au travail ou la sécurité. Ainsi, d’un point de vue juridique, un employé pourrait attaquer le président de l’entreprise (via le CSE ou la CSSCT), si ce dernier ne donne pas les ordres qui conviennent pour faire respecter cette obligation.
Pour aller plus loin ….après la préparation, l’animation de la réunion
Une réunion efficace et productive nécessite une bonne préparation, et ainsi, du temps passé en amont sur l’ordre du jour. Il peut également être intéressant de s’armer d’outils qui visent à dynamiser vos réunions. Si vous avez des difficultés à commencer une réunion, des icebreakers existent pour vous faciliter la tâche.Les solutions novatrices développées par Opendo sont un bon exemple de ce qui est aujourd’hui mis à disposition des entreprises. En effet, ils proposent des outils digitaux tels que des Quizz, des aides au Brainstorming et à l’animation et des techniques de sondage intra-entreprise qui peuvent être de bons compléments vers une réunion constructive.
